نصائح لإدارة الوقت بفعالية

تعلم كيف تنظم وقتك بشكل فعال، ونصائح تساعدك على إنجاز الأعمال بطريقة أفضل
تاريخ النشر: 29/05/2017
آخر تحديث: 02/06/2017
تنظيم الوقت Time Management

تنظيم الوقت يعد الوسيلة الأفضل لتحقيق أحلامك والوصول إلى أهدافك، فيما فشلك في ذلك سيقلل من فاعليتك ويسبب لك التوتر.

إدارة الوقت أو تنظيم الوقت (Time Management) هو عملية التخطيط لتقسيم وقتك بين عدة نشاطات عليك القيام بها، حيث ستتمكن حينها من العمل بذكاء أي ستصل إلى أهدافك بأقل وقت وجهد ممكنين مهما كان الوقت المتاح ومهما كانت كمية العمل التي تريد إنجازها.

1

خطوات تنظيم وقتك وإدارته

يتكون يومنا من 24 ساعة وهو الوقت الذي نعيشه جميعاً، لكن وبرغم ذلك تجد أناساً يشتكون دائماً من أنهم لا يملكون الوقت دون أي إنجاز يذكر، وآخرون قد حققوا الكثير ولديهم الرغبة دائماً بتجربة النشاطات الجديدة وإغناء حياتهم، إليك هذه الخطوات حتى تتمكن من امتلاك وقتك بالشكل الصحيح:

1- سجل نشاطاتك اليومية

وهي الخطوة الأولى والأكثر أهمية، نظّم جدولاً على إحدى أوراق دفاترك واحتفظ بهذه الورقة في جيبك، وقم بتسجيل جميع نشاطاتك من محاضرات، دورات تدريبية، أحاديثك مع أصدقائك في إحدى المقاهي، وذلك لمدة أسبوع كامل، بعد ذلك راقب نشاطاتك وقيمها، أيها كان مفيداً ويساهم في زيادة إنتاجك؟ وأيها كان مجرد مضيعة للوقت واستغرق وقتاً أكثر مما يستحق؛ ستدرك عندها ما هي كمية الوقت التي استفدت منها حقاً وما هي كمية الوقت المهدورة دون جدوى.

2- أنشئ جدولاً بأعمالك

بعد إنهائك للخطوة الأولى ستكون قد عرفت أولوياتك وحددت ما هي النشاطات التي تصب في مصلحة إنتاجيتك، والآن دوّن النشاطات التي تنوي القيام بها فإن كنت طالباً سجل: (كتابة وظائفك، حفظ دروسك، محاضراتك، إنجاز عملك، ..) ولكن حاول تجنب الخطأ الشائع الذي يقع فيه معظم الناس وهو القوائم التي لا تنتهي، والمهام التي تحتاج أكثر من شخص لإنتاجها، حاول التوفيق بين الجدول الأول والثاني وحدد مهامك وفقاً لما هو منطقي بالنسبة لقدرتك على الإنتاج مع حتمية زيادة المهام في المستقبل وفق تطور قدراتك.

3- حاول الانسجام مع خططك

ستشعر بالرضا بعد تنظيم وقتك في الجدول، وستعرف بعد ذلك أن الالتزام بهذا التنظيم ليس حبراً على ورق وأن المسألة قد تكون حقاً صعبة في البداية، فحاول أن تقضي قرابة نصف وقتك وأنت منشغل بالنشاطات والأعمال والأحاديث التي تعزز أهدافك وانسجم معها بدل أن تفكر فيها أو تتحدث عنها، فذلك لن يحقق لك سوى مزيداً من تراكم المهام، بالتالي مزيداً من الشعور بالضغط والإحباط.

4- حاول أن تكون مرناً في تعاملك مع الوقت

دائماً هناك ساعات من اليوم لن تسير كما تريد، فقد تكون طالباً أو موظفاً في إحدى الدوائر الحكومية أو الشركات الخاصة وبالتأكيد فإن ساعات دوامك لن تكون ملكك، لذلك تقبل هذه الحقيقة ونظم وقتك وفقاً للساعات التي تملكها، وحاول تطويع الوقت قدر المستطاع لصالحك، فإذا افترضنا أنك تقضي في مكان دراستك أو عملك 8 ساعات ولديك 8 ساعات لتنام خلالها؛ مما يعني أن لديك 8 ساعات أيضاً لتفعل فيها ما تشاء أي بمقدار يساوي ثلث يومك، وهي فترة كافية لتحقيق العديد من الإنجازات.

5- خطط لكل يومٍ على حدة

عندما تستيقظ صباحاً خصص ما يقارب 30 دقيقة لترسم خطة يومك بكل تفاصيلها، حاول أن تراعي في ذلك جميع المتغيرات التي يمكن أن تختلف من يوم إلى آخر، مثل محاضرة إضافية أو جولة تخص عملك، فحتماً من المستحيل أن تتشابه أيامك تماماً.

ومن المستحيل أن تكون خططك مناسبة لجميع الحالات، ستحدد الإطار العام لحياتك ولكن عليك أن تماشي هذه الخطط مع المتغيرات. تأكد بأن الوقت الذي تستهلكه في التخطيط لتنظيم وقتك قد يكون الأكثر أهمية، ففي غياب التنظيم والخطط ستزيد احتمالية الفشل بكل تأكيد.

6- تعلم الاستعداد لمهامك وتقييمها

قبل قيامك بأي عمل خذ مدة زمنية قصيرة لا تتعدى الخمس دقائق وفكر في النتائج التي تريد تحقيقها من هذا العمل، حيث سيفيد ذلك في شعورك بأن الزمن قد أصبح أبطأ بسبب انخفاض الوتيرة التي كنت تتعامل بها مع الأحداث.

كما يمنحك المساحة والوقت للتفكير في المهمة القادمة. افعل ذلك بعد انتهاءك من أعمالك أيضاً لتقييم نتائجك، هل حققت ما تريد؟ وهل حققته بالكفاءة المطلوبة؟ وإن لم تفعل ما السبب في ذلك؟ وهل أنت قادر على تلافيه في المرة القادمة؟ حاول تحليل أسبابك ونتائجك لتتمكن من تطوير أسلوبك في المرات القادمة.

7- حاول أن تعزل نفسك أثناء قيامك بأعمالك الهامة

تتوقف هذه القاعدة على طبيعة العمل، فليس من المنطق أن تطبق هذا في أي عمل جماعي، إنما المقصود أنه عليك خلق جو من الهدوء وإحاطة نفسك به في الأعمال التي تعتمد عليك وحدك، ذلك لضمان أن يكون تركيزك مصبوباً فيما تنجزه.

قد تقوم ربما بإغلاق هاتفك المحمول والجلوس أمام مكتبك أو في غرفتك الخاصة، أو إيقاف الاتصال بشبكة الإنترنت لتجنب الكثير من أصوات رسائل مواقع التواصل الاجتماعي، افعل كل ما هو ضروري للوصول إلى حالة من التركيز وعدم تشتت انتباهك بأي شيء فذلك مهم جداً، وستلاحظ مع الوقت أنك ستصبح أكثر إنتاجيةً حينها.

8- حاول أن تكون اجتماعياً بفاعلية

أنت حتماً تتلقى الكثير من المكالمات والرسائل النصية من أصدقائك وأقاربك، وتتهافت إشعارات مواقع التواصل الاجتماعي عليك كأنك ممثل مشهور أو رياضي محترف، ولكن ليس هذا الوقت المناسب لكل هذه الأمور، حاول أن لا تشغل وظيفة المجيب الآلي، فتحقيقك للرقم القياسي في سرعة الإجابة على الرسائل لن يضفي لسيرتك الذاتية شيئاً.

خصص وقتاً من يومك للإجابة على رسائلك وحافظ على تركيزك منصباً في عملك، ويُستثنى من ذلك طبعاً الأمور المرتبطة ارتباطاً وثيقاً بعملك أو ما كان ذا طابع إنساني وإجابتك قد تغير الكثير فذلك أمر مختلف تماماً، وعليك أن تتذكر أهمية كونك مرناً في استغلال وقتك.

9- تذكر أنك لن تصل للكمال

لقد وضعت خطتك والتزمت بها وحققت الكثير لكنك لم تحقق كل شيء، هذا طبيعيٌ جداً ويجب عليك أن تكون على يقين أنك لن تحقق كل شيء مهما حاولت، لكن عليك أن تكون متفائلاً فأنت قادر على الوصول إلى الكثير من أهدافك وتطلعاتك بقليل من التنظيم والعمل، تعود أن تكون قنوعاً بعقلانية أي اقبل بما أنتجت اليوم واطمح للأفضل غداً.

10- لا تقم بأكثر من مهمة في نفس الوقت

بغض النظر عن الأفكار الشائعة عن أن القيام بعدة مهام في وقت واحد سيجعلك أكثر إنتاجية، يمكنك تجريب ذلك بنفسك وحتماً ستدرك بأن هذه الفكرة ما هي إلا خرافة وأنك تضيع الكثير من الوقت في هذه الحالة، لذلك حاول تقسيم الوقت بما يتناسب مع مهامك وركز جيداً في كل مهمة تقوم بها لتحقيق ما تريد بالكفاءة المطلوبة، وحاول دائماً ألا تراكم مهامك وتضطر لإنجازها في وقت قصير.

2

ما هي المعيقات والتحديات التي تواجه تنظيم وإدارة الوقت؟

بعد أن تعرفنا سوياً على خطوات تنظيم الوقت علينا الآن أن نناقش التحديات التي قد تواجهك، وأهمها:

1- حاول أن تنظم المقاطعات والمضايقات

تستطيع تنظيم وقتك والتحكم في نفسك لكنك لن تتمكن حتماً من التحكم في كل الظروف المحيطة بك، يعد هاتفك ومواقع التواصل الاجتماعي المشكلتين الأكبر في هذا السياق، لذلك عليك التفاعل مع ما هو مهم فقط فدون ذلك وخصص وقتاً للرسائل قليلة الأهمية، تعلم أن تقول "لا" للأمور التي لا تتناسب مع وقتك وخططك، حاول دائماً التغيير لما يناسبك، وفي الأمور القاهرة (كظروف السكن المشترك أو واجباتك الطارئة أمام العائلة مثلاً) حاول الخروج بأقل الأضرار الممكنة من خلال تنظيم وقتك.

2- تعامل مع التأخير

التأخير أخطر أعداء تنظيم الوقت فتأخرك لمدة 5 دقائق عن مهمتك الأولى يعني أنك متأخر 5 دقائق حتى آخر النهار، لذلك لا بد لك من فهم أسباب تأخرك ومحاولة التخلص منها، فمثلاً إذا كنت ممن ينهضون متأخرين فنم باكراً واضبط ساعة المنبه، أما إذا كان الازدحام سبب تأخرك فحاول الخروج من منزلك قبل نصف ساعة من وقت خروجك المعتاد، حاول إيجاد الحلول لمشاكلك لتحقق التزاماً أكبر بخططك.

3- نظم الأشخاص غير المنظمين

عندما تعمل ضمن فريق فإن عملك حتماً مرتبط بعمل الآخرين، وحين يكون أفراد فريقك غير منظمين سيسبب ذلك لك مزيداً من الضغط لتضارب خططك مع المهام التي ستضطر للقيام بها بسبب تأخر أحدهم، ناقشهم في ذلك وحاول تلافي الأسباب لتحقيق التكامل في العمل فيما بينكم، فتنظيم أعمال أفراد الفريق يصب في عملية تنظيمك لوقتك، بالتالي يؤثر على مدى تحقيقك لأهدافك وكفاءة هذا التحقيق.

4- تجنب الأشياء التي تلهيك عن عملك

مهما حاولنا الابتعاد فإننا نعود دائماً إلى كون مواقع التواصل الاجتماعي واحدة من أكثر الأسباب التي تؤدي إلى ضياع وقتك وفشلك في تحقيق أهدافك، حاول الابتعاد عنها أثناء عملك، كذلك هاتفك المحمول وبريدك الإلكتروني والأشخاص الذين قد تقضي معهم نقاشاً مدته تقدر بالساعات حول أحقية فريقك في الفوز في المباراة التي شاهدتماها سوياً ليلة أمس، حاول أن يكون مكان عملك مريحاً وعادياً لتضمن غياب أي شيء قد يلهيك عن أداء مهامك.

5- تعلم فن المحادثات الموجزة

لديك موضوع مهم يصب في إطار عملك عليك مناقشته، وقد حددت جميع الأسباب والنتائج مع زميلك في العمل وأخذ يعيد تناول الموضوع من زوايا مختلفة بما لا يعود بأي فائدة، في هذه الحال ليس هناك سبب منطقي لمتابعة النقاش وعليك مباشرة إنهاء الحديث بطريقة لبقة والتوجه للقيام بما هو مفيد، عموماً حاول تجنب هذا النوم من النقاشات وحاول تجنب النقاشات المتشعبة التي تنتقل من موضوع لآخر دون منهجية معينة تصب في صالح العمل.

3

فوائد ستجنيها من تنظيم وقتك

سيعود تنظيم وقتك عليك بالكثير من الفوائد، أهمها:

  • سيخف شعورك بالضغط: تنظيمك لوقتك سيخفف عنك الضغط بشكل مباشر، وذلك لأن التخطيط سيخفف من المفاجآت والأحداث غير المتوقعة.
  • ستنجز أكثر: الإنجاز واحد من أهدافنا جميعاً، عندما تعلم ما عليك القيام به ستنجزه بطريقة أفضل، وعندما تنظم وقتك وتضبط أعمالك سيكون إنهاء الأعمال أكثر سهولة.
  • لن تضطر لإعادة العمل الذي تقوم به: عندما تنجز أعمالك وفق آلية منظمة ستقل احتمالية ارتكابك للأخطاء كما أنك ستؤدي كل جزء من المهمة على أكمل وجه، بالتالي لن تضطر لتعويض النقص في أعمالك.
  • ستواجه مشاكل أقل: الفوضوية أحد أبرز مسببات المشاكل في حياتنا، وتحكمك في مجريات يومك وضبط مهامك سيجعلك أكثر قدرة على تلافي المشكلات نظراً لتجنبك لأسباب تلك المشاكل.
  • ستحظى بوقت فراغ أكبر: كما اتفقنا سابقاً تنظيمك لوقتك سيزيد إنتاجيتك وبالتالي ستنهي مهامك قبل الوقت المتوقع؛ مما سيوفر لك متسعاً من الوقت الذي ستقضيه في الذهاب إلى النادي الرياضي أو التنزه مع أصدقائك، تنظيمك لوقتك لا يعني أن تتجاهل نفسك وصحتك.
  • ستهدر وقتاً أقل: حين تضع خطة تنظم يومك منذ بدايته حتى نهايته ستوفر على نفسك الكثير من الأوقات الضائعة في التفكير في الخطوة التالية، فكل شيء معد مسبقاً وجاهز للتنفيذ.
  • ستحصل على المزيد من الفرص: وهو أمر طبيعي حين تكون فرداً منتجاً ملتزماً بمواعيده، وقادراً على تنظيم وإدارة المهام الموكلة إليه.

في النهاية.. لا فائدة من التذكير بفوائد تنظيم الوقت وأهميته فهو أمر من البديهيات، لكن حان الوقت لتبدأ بتنظيم وقتك لتصل إلى حياة أكثر فاعلية وإنتاجية، وتحقق أحلامك وطموحاتك.

التعليـــقات
جميع التعليقات تعبر عن وجهة نظر اصحابها وليس عن وجهة نظر