أسئلة وأجوبة مقابلة العمل لوظيفة السكرتارية والمساعد الإداري

أهم الأسئلة المحتملة أثناء مقابلة العمل، وإجابات مقترحة لكل من هذه الأسئلة
تاريخ النشر: 02/02/2017
آخر تحديث: 03/11/2017
مقابلة العمل لوظائف السكرتارية

سيكون اختيار الثياب المناسبة لمقابلة العمل، إضافة إلى التعرف على طبيعة عمل الشركة قبل مقابلة الحصول على وظائف السكرتارية، أمراً بالغ التأثير.

تعرفوا معنا على أبرز الأسئلة والأجوبة في مقابلة العمل للحصول على وظيفة سكرتيرة أو مساعد إداري.

تمثل وظيفة السكرتارية أو المساعد الإداري جزءاً أساسياً من عمل الشركات والمؤسسات على اختلاف حجمها وطبيعة عملها.

كما يعتمد أصحاب العمل في بحثهم عن الشخص المناسب لشغل مقعد السكرتير أو السكرتيرة على مجموعة من الصفات العملية والشخصية.

فما هي الأسئلة التي تطرح في مقابلة العمل للحصول على وظيفة المساعد الإداري أو السكرتيرة؟ وما هي الأجوبة المثالية لأسئلة مقابلة العمل في وظائف السكرتارية؟ تابعوا معنا...

1

الأسئلة المتخصصة والمتعلقة بطبيعة أعمال السكرتارية

سنبدأ مع الأسئلة المتخصصة في مجال السكرتارية (Secretary) بعد دقيقة أو دقيقة ونصف من بدء المقابلة، لذلك احرصوا على اختيار الأجوبة المختصرة عن الأسئلة العامة.

وسترتبط الأسئلة الاختصاصية بمجال العمل نفسه، ومدى قدرة المتقدم إلى الوظيفة على القيام بمهمات السكرتارية (Secretary Tasks).

لذلك يجب أن نراعي ملائمة الأجوبة لطبيعة المهام التي ستقومون بها بعد حصولكم على الوظيفة، والتي سنذكرها لاحقاً.

1- لماذا اخترت العمل في السكرتارية؟

هذا السؤال إجباري في أغلب مقابلات العمل للحصول على وظيفة السكرتيرة أو المساعد الإداري، كما يجب التعامل مع هذا السؤال من وجهة نظر لجنة المقابلة أو الشخص الذي يجري المقابلة.

وتجنب الأسباب التي قد تكون سلبية، فالذي يجري المقابلة يسألكِ فعلياً (لماذا يجب أن أختاركِ للعمل سكرتيرة في شركتي؟)

قوموا فقط باستبدال السؤال ذهنياً، وستكون الإجابة مرتبطة بالصفات والمميزات التي تمتلكونها وتتوافق مع هذا العمل، وهذه بعض النصائح للإجابة على هذا السؤال:

  • تجنبوا الحديث عن الطموحات المادية المبالغ بها، أو أنَّكم تعتقدون أنَّ هذه المهنة أسهل من المهن الأخرى، وتقتصر على مهماتٍ بسيطة ومسؤوليات قليلة!
  • حاولوا أن تبنوا جسراً بين الإجابة عن هذا السؤال والمعلومات التي ذكرتموها في السيرة الذاتية CV ورسالة التغطية.
  • أبرزوا مهاراتكم في هذا السؤال، مثلاً؛ أنا أمتلك قدرة على التواصل مع الناس، وأستطيع أن أكون صلة وصل فعالة بينهم، كما أنَّ هذه الوظيفة تحمل الموظف مسؤولية كبيرة باعتباره أول من يتصل به العملاء والضيوف، وأعتقد أنني قادرة على تحمل هذه المسؤولية.

2- ما هي الصفات التي يجب أن تتوفر في السكرتيرة/ السكرتير؟

هذا السؤال أيضاً، لا يختلف عن السؤال السابق كثيراً، فمن الطبيعي أن تجيب عنه في ضوء الخبرات التي تراها ضرورية لعمل السكرتير/ السكرتيرة، مع التركيز على الخبرات التي تملكها دون أن تذكر ذلك.

أي لا تقل أنا أستطيع أن أتلقَ أوامر الرئيس بدقة، بل قل "يجب أن يتلقَ السكرتير أوامر مديره بدقة، ويقوم بتوزيعها على المعنيين بشفافية، كما يجب أن يكون السكرتير منضبط الأعصاب، لأن طبيعة عملنا تضعنا أمام ضغوطات كبيرة".

3- ما هي البرامج المكتبية التي تتقن العمل عليها؟

غالباً ما تعتمد أعمال السكرتارية على برامج مايكروسوفت أوفيس (MS Office)، خاصةً Worde)، و (Outlook) و (Excel)، حيث تتوقع منك لجنة مقابلة العمل أن تمتلك الخبرة في العمل على هذه البرامج على الأقل.

وقد تستخدم الشركة برامج أخرى، لكنها  غالباً ما تقوم بتدريب موظفيها داخلياً على هذه البرامج، لذلك يجب معرفة مميزات برامج MS Office، خاصة البرامج الذكورة.

4- صف لنا يوماً عادياً من أيام العمل كسكرتير /سكرتيرة

ستحدد إجابتك على هذا السؤال مدى فهمك لطبيعة عمل السكرتارية والمساعد الإداري، حيث يعتقد أغلب الناس الذين لا يملكون فكرة كافية عن مهام السكرتارية أن هذه الوظيفة تتلخص في الرد على الهاتف وشرب الشاي والقهوة طوال النهار.

لذلك فإن الهدف من سؤال (صف لنا يوماً عادياً من أعمال السكرتارية)، هو التعرف على مفهومك عن الوظيفة، ومدى قدرتك على القيام بمهامها.

إذا كنت قد عملت في السكرتارية سابقاً؛ لا بد أنَّك تعلم كيف ستجيب، أما إذا كانت هذه المرة الأولى التي تعمل فيها بهذا المجال، فإليك جواباً نمطياً جيداً:

"أصل في الوقت المحدد لبداية الدوام، أول ما يجب القيام به، هو مراجعة الأعمال المعلقة من يوم أمس والتأكد منها، ثم أجتمع مع المدير لاطلاعه على المواعيد المهمة.

وآخذ ملاحظاته حول تأجيل المواعيد أو تقديمها، من الممكن أن أعد قهوتي، وأبدأ باستقبال الزوار، وترتيب جدول العمل، كما يجب أن أجهز جدول اليوم التالي قبل مغادرة المكتب.

وتذكير المدير بمواعيد اليوم التالي... هذا إن لم يكن هناك مهمات استثنائية".

5- هل أنت مستعد لمرافقة المدير في رحلة عمل؟

هذا السؤال أيضاً من بين الأسئلة المخادعة التي يلجأ إليها صاحب العمل، أو قسم HR الذي يجري المقابلة، فقد لا تتطلب الوظيفة السفر مع المدير في المستقبل، لكن إجابتك ستكون مهمة للكشف عن مدى مرونتك، وهنا يمكن استخدام نوعين من الإجابة:

  • إما أن تكون إجابتك بعدم قدرتك على السفر لسبب ما، لكن يجب أن تجيب بطريقة دبلوماسية، موضحاً العذر، مثلا؛ "يجب أن أكون في البيت يومياً عند الساعة الخامسة لأساعد أطفالي في واجباتهم المنزلية"، أو "لا أستطيع أن أترك زوجي وحيداً، لكن إذا كان الأمر اضطرارياً؛ سنتباحث الموضوع قبل موعد السفر".
  • وإما أن تكون الإجابة وسطية وحيادية، كأن تقول "لم أفكر بذلك قبل الآن، ولم يُطلب مني ذلك في الوظيفة السابقة، لكن ما دام الأمر متعلقاً بالعمل، ليست لدي مشكلة في السفر"، وبعد حصولك على الوظيفة بإمكانك أن تعتذر عن السفر لسبب ما.

6- حدثنا عن موقف صعب واجهته في العمل السابق كسكرتيرة/ سكرتير

ينتظر الذي يجري المقابلة معك، أن يتعرف على الجوانب التي تزعجك في العمل من خلال هذا السؤال، لذلك يجب أن يكون جوابك احترافياً، بعيداً عن الخلافات الشخصية مع الزملاء أو المدير السابق.

وبعيداً عن الضغوطات العادية للعمل، يجب أن تتحدث عن حالات عامة لا توحي بمشاكل خاصة بك، كأن تتحدث عن غياب المدير عن العمل لفترة طويلة بسبب المرض، ما حمَّلك مسؤولية مضاعفة.

لكنك استطعت تجاوز هذه الفترة بنجاح، وبقيت على رأس عملك عاماً كاملاً بعد ذلك، كما حصلت على شهادة شكر من الشركة.

2

الأسئلة السلوكية والمرتبطة بتصرفك في بعض المواقف

تعتبر الأسئلة التي ذكرناها سابقاً، هي الأسئلة الإجبارية في مقابلة العمل للحصول على وظيفة سكرتيرة/سكرتير أو مساعد إداري.

لكن هناك بعض الأسئلة الصعبة، التي قد تواجهكم في مقابلة العمل، يجب أن تكونوا مستعدين لاختيار الإجابة المناسبة التي تؤهلكم للحصول على الوظيفة، فما هي هذه الأسئلة:

1- كيف ستتعامل مع متصلٍ مصمم على التواصل مع المدير، والمدير يريد تجنبه؟

إنَّها من أبرز مهام السكرتيرة، أن تتحكم باتصالات المدراء، وبوصول العملاء أو الضيوف إليهم عن طريقها حصراً.

وكثيراً ما يرغب المدير بتجنب الاتصال بأحد الزبائن لسبب ما، فيبلغ السكرتيرة بذلك، لكن إذا ألحَّ هذا المتصل، فما الذي ستفعله، الجواب المثالي:

"سأحاول أن أفهم المشكلة التي تدفع المدير لتجنبه، لأحاول أن أساعد المتصل دون الحاجة إلى وصله مع الإدارة، وإن لم يكن ذلك ممكناً، سأتلقى الاتصال وأسجله في الملاحظات وفق قواعد العمل دون أن أقدم أي وعود للمتصل، وسأبلغ المدير في الوقت المناسب أنَّ هذا الشخص اتصل أربع مرات مثلاً، وترك لك هذه الرسالة".

2- كيف تتعامل مع الموظفين الذين يوجهون لك الأسئلة عن طبيعة المدير وطريقة تفكيره؟

تعتبر السكرتيرة أو السكرتير أو المساعد الإداري، الأقرب بين الموظفين إلى المدير، لذلك ستجد أنَّ الموظفين الإداريين يخرجون من مكتب المدير ويتجهون إلى السكرتيرة لسؤالها عن قصد المدير من هذا القرار.

أو رأيها بكلمة قالها المدير لهم...إلخ، لذلك يعتبر هذا السؤال بالغ الأهمية، وتكون الإجابة المثالية في هذه الحالة:

"هذا الموضوع يتوقف على رأي المدير نفسه، فإذا أراد المدير ألَّا أتدخل في هذه الأمور، سأتهرب بأدب من الإجابة عن أي أسئلة، وإذا أراد أن أقدم أجوبة محددة تساعد في استراتيجيته الإدارية، سأفعل ذلك، كما أنَّه إن لم يخبرني بهذه المعلومات مسبقاً، سأسأله قبل أن أقدم أي إجابات".

3- هل تعاملت مع معلومات سرية أثناء العمل في السكرتارية؟ وما هي طبيعة هذه المعلومات؟

بمجرد أن تخوض في تفاصيل الأسرار التي تعاملت معها في عملك السابق فلن تحصل على الوظيفة.

حيث يهتم أصحاب العمل بالحفاظ على سرية أعمالهم خوفاً من المنافسين أو من هيئات الضرائب أو حتى المشكلات القانونية التي تعاني منها الشركة، وأحياناً خوفاً من زوجاتهم!.

لذلك يجب أن تجيب عن هذا السؤال بعمومية دون الخوض في التفاصيل، كما يجب أن تذكر عدم إمكانية الحديث في تفاصيل الأسرار، قد تكون الإجابة المثالية كالتالي:

"لا أستطيع البوح بطبيعة أو نوعية المعلومات السرية المتعلقة بعملي السابق، لكنني بحكم عملي تعاملت مع الكثير منها، كما كنت أمتلك كلمات السر لشبكة الكومبيوتر، وكنت مسؤولاً عن إدخال بيانات الموظفين السرية، أو التقارير الخاصة التي يتلقاها المدير".

4- هل قمت بمهمات مالية أثناء الوظائف السابقة؟

الهدف من هذا السؤال معرفة مدى ثقة مديرك السابق بك، لكن يجب تجنب الخوض بالأرقام والمعلومات الدقيقة.

كن صادقاً، إذا كنت مسؤولاً عن تلقي شيكات باسمك لصالح الشركة، أو القيام بحجز الفندق، أو تذاكر الطيران باستخدام بطاقة الائتمان الخاصة بالمدير...إلخ.

5- ما هي المواقف المحرجة التي تعرضت لها في وظيفة سكرتيرة/ سكرتير؟ وكيف تعاملت معها؟

ليس من مصلحتك أن تنفي تعرضك لمواقف محرجة، لا بد أن تذكر بعض هذه المواقف، كتعرض الشركة لدعاية مضادة لتشويه سمعتها، أو وجود مشكلة بين الموظفين والإدارة.

لكن إذا كنت تتقدم للعمل لأول مرة، لا بد أن تكون على دراية بنوعية المواقف التي قد يتعرض لها السكرتير/السكرتيرة، كأن يتعرض لمتصل عصبي ربما يبدأ بالشتائم، أو التعامل مع زبونٍ عصبي يريد أن يقابل المدير، والمدير يرفض...إلخ.

3

الأسئلة العامة في المقابلة

تعتبر الأسئلة العامة ركناً أساسياً من أركان مقابلة العمل مهما كان نوع الوظيفة، لكن الاهتمام بها وبدلالاتها يختلف تبعاً لمدى ارتباط الوظيفة بالجوانب العامة من شخصية المتقدم.

وفي حالة التقدم إلى وظيفة سكرتيرة أو سكرتير (Secretary) أو مساعد إداري (Administrative Assistant).

ستكون لهذه الأسئلة أهمية خاصة، لاعتماد هذه الوظيفة بجزء كبير على شخصية الموظف، كما ستبدأ المقابلة بالأسئلة العامة وغالباً ما تنتهي بالأسئلة العامة، وأبرز الأسئلة العامة:

1- حدثنا عن نفسك

هذا السؤال سيكون أول الأسئلة في أغلب مقابلات العمل، وهناك قواعد عامة يجب اتباعها في هذا النوع من الأسئلة:

  • ابتعد عن الثرثرة، وحاول أن تستبدل السؤال ذهنياً بسؤال آخر (ما الذي يجب أن أعرفه عنك لتحصل على هذه الوظيفة؟).
  • لا تنسَ أن تربط بين إجابتك القصيرة نسبياً وبين المعلومات التي ذكرتها في السيرة الذاتية CV.
  • ضمِّن إجابتك نقاط القوة لديك، فأنت تجيد التعامل مع فريق العمل، وعززت هذه المهارة بتلقي دورة تدريبية من المعهد الوطني لريادة الأعمال مثلاً.

2- ما هي نقاط الضعف والقوة لديك؟

هذا السؤال متوقع في نصف المقابلة أو في ختامها، وهو من الأسئلة الكلاسيكية في مقابلات العمل، كل ما تحتاجه أن تراعي بعض الأمور أثناء الإجابة:

  • يجب التركيز على نقاط القوة أكثر من نقاط الضعف.
  • لا تنكر وجود نقاط ضعف لديك، ولا تحاول أن تدَّعي الكمال.
  • حوِّل نقاط الضعف إلى نقاط قوة، مثلاً "أنا أجيد العمل مع فريق العمل، لكنني لست بارعاً/بارعةً في إعطاء الأوامر، لذلك أفضل أن أحصل على الأوامر من المدير مباشرة، وأحاول أن أفهم المطلوب بدقة".

3- هل لديك أي أسئلة؟

هذا السؤال الختامي، خاصةً إذا كانت مقابلة العمل ناجحة، سيطلب منك صاحب العمل أو لجنة المقابلة أن تطرح عليهم أسئلتك.

حيث سيكون من السيء أن تقول لهم لا أسئلة لدي، والأسوأ أن تسألهم عن أمرٍ ما تم توضيحه في سياق المقابلة، فما هي الأسئلة التي من الممكن أن تطرحها:

  • من الممكن أن تسأل عن التأمينات الاجتماعية والصحية، خاصة في الدول التي لا تعتبر فيها التأمينات أمراً مفروغاً منه كمعظم الدول العربية، لكن لا تبدي استياءك أو سعادتك الكبيرة بالأجوبة، يكفي أن تكون مهتماً بالإجابة وأن تشارك في النقاش.
  • لا يفضل أن تسأل عن الراتب، لأن التفاوض على الراتب إما أن يكون في مرحلة مستقلة بعد اعتماد توظيفك، أو أن يبدأ بعد هذا السؤال.
  • يمكنك أن تستفسر أكثر عن الشركة، ومنتجاتها، أو فروعها في المحافظات والدول، كما يمكن أن يكون سؤالك الذهبي عن إمكانية الارتقاء الوظيفي والتدرج في المناصب الإدارية.
  • يجب أن تبدي اهتمامك بالإجابة، وأن تحاول نقاشها كي لا يبدو سؤالك مجرد سؤالٍ عابر.
  • يمكنك التوسع في الموضوع من خلال قراءة المقال المتعلق بأسئلة المرشح لمقابلة العمل.
4

ما هي المهام المطلوبة عادة من السكرتير/السكرتيرة للحصول على الوظيفة

إذا لم تعمل سابقاً في مجال السكرتارية، لكنك تمتلك الخبرات المطلوبة للحصول على وظيفة سكرتير/سكرتيرة، لا بد لك أن تطلع على المهام المطلوبة لشغل هذه الوظيفة قبل الذهاب إلى مقابلة العمل، وأبرز هذه المهام هي:

  1. الرد على المكالمات الهاتفية، وتسجيل الرسائل للإدارة، إضافة إلى إعداد بطاقات معلومات المتصلين، التي تتضمن وصف المتصل ورقم هاتفه.
  2. إعداد جداول العمل اليومية التي تتضمن المهمات لكل يوم على حدة.
  3. ترتيب المواعيد.
  4. إعداد الكتب والرسائل، ومعالجة النصوص.
  5. تنظيم الاجتماعات الداخلية بين أقسام الشركة والاجتماعات الخارجية.
  6. إدارة قواعد البيانات.
  7. التعامل مع المراسلات الإلكترونية والورقية.
  8. التنسيق مع المنظمات والمؤسسات التي يتعلق بها عمل الشركة.
  9. نقل التعليمات والأوامر الخطية والشفهية من الإدارة إلى الموظفين، والعمل على توثيق هذه القرارات.
  10. هناك العديد من المهام التي يتم تكليف السكرتيرة أو المساعد الإداري بها بشكل خاص من قبل الإدارة. 
5

تعتبر الثياب الرسمية هي الأنسب لمقابلة عمل ناجحة

لا بد من اختيار الثياب المناسبة لمقابلة العمل، التي ستلعب دوراً رئيسياً في الحصول على وظيفة سكرتير/ سكرتيرة أو مساعد إداري، حيث يتعامل قسم السكرتارية مع الضيوف والعملاء بشكل مباشر.

لذلك يجب الحصول على مظهر لائق وأناقة دائمة، إليكم بعض النصائح لاختيار الثياب المناسبة لمقابلة العمل لوظيفة سكرتيرة/ سكرتير:

  • الثياب الرسمية هي الأنسب لأغلب مقابلات العمل، خاصة في وظيفة السكرتارية.
  • يجب على الرجال اختيار ألوان هادئة ورسمية، كما يفضل الالتزام بارتداء حذاء رسمي أسود وجوارب سوداء، وتعتبر ربطة العنق جزءاً أساسياً من الثياب الرسمية لا يجب التخلي عنها.
  • يجب أن تتميز ثياب الإناث بالابتعاد عن كشف أجزاء من الجسم، وأن تكون متوسطة الطول مع الجوارب الطويلة، كما يجب مراعاة الماكياج المعتدل والإكسسوار البسيط.
  • لمعلومات أكثر عن اختيار ثياب مقابلة العمل زوروا هذا الرابط (اضغط هنا).

ختاماً... نتمنى لكم مقابلة عمل مثمرة، لكن يجب أن تحاولوا دائماً الاستماع إلى السؤال جيداً، والتفكير في معناه، والسؤال الآخر الذي يختبئ خلفه.

لأن مهنة السكرتارية تتطلب نمطاً محدداً من الشخصية، يهتم بها أصحاب العمل أكثر من الخبرات أحياناً، فهم يبحثون في أغلب أسئلتهم عن مميزات شخصيتكم وقدرتكم على التعامل مع هذه المهنة.

التعليـــقات
جميع التعليقات تعبر عن وجهة نظر اصحابها وليس عن وجهة نظر